PERSONEELSPLAN - NIEUW INSTRUMENT IN DE FEDERALE OVERHEID
ACV-Openbare Diensten organiseerde op 13 juni ll. een studiemoment met een 80-tal federale hoofdmilitanten. We trachtten hen op deze wijze een beter inzicht te verschaffen over het werken met een personeelsplan als een strategisch beleidsinstrument in hun overheidsorganisatie. Hierbij focusten we tegelijkertijd op de door de federale overheid gehanteerde selectie- en wervingstechnieken om de doelstellingen van het personeelsplan te realiseren.
Overheidsmanagement met nieuwe instrumenten
De voorbije jaren is de federale overheidsadministratie in een stroomversnelling en is ze ondergedompeld in een continu-veranderingsproces : managers sturen nu de administraties aan, de loopbanen van de personeelsleden stoelen op de competentievereisten van de organisatie en het stimuleren van competentieontwikkeling van hun medewerkers. Verder nopen nieuwe behoeften van de "klanten" van de federale administraties tot een wijzigende aanpak en het gebruik van andere attitudes op de werkvloer.
Deze transformerende organisatie zet ook meer en meer moderne managementinstrumenten in. Het personeelsplan is zo een nieuw beleidsinstrument dat nu binnen de federale overheidsdiensten opgang maakt. In deze bijdrage ontleden we deze tool, we geven daarbij aan hoe dit instrument de overheidsorganisatie kan vooruit helpen, we duiden enkele plus- en minpunten, en vertellen hoe ACV-Openbare Diensten dit instrument als een "zacht actiemiddel" op het werkterrein kan hanteren.
Een star personeelskader
Denk nog eens aan het personeelsbeleid van vroeger. Het starre personeelskader bood ons toen maar een erg summiere kijk op de werkelijke personeelsbehoeften. Enkel het totaal aantal betrekkingen per graad (opgedeeld per niveau) kon je uit dat personeelskader aflezen. Wat het aantal effectieve personeelsleden was op een bepaald moment, welke kloof er eventueel gaapte tussen deze effectieven en de werkelijke personeelsnoden, waar deze behoeften zich binnen de organisatie zich stelden… je kon dat met de beste wil ter wereld niet ontdekken in dat personeelskader. Weinig overheidstransparantie dus, wat ook een syndicale kijk en aanpak in dit star concept niet vanzelfsprekend maakte.
Een flexibel personeelsplan
Het personeelsplan is deels een instrument van het management om de bestaande personeelseffectieven en de aanwezige competenties in kaart te brengen. Het personeelsplan is als tool nog des te belangrijker om een nauwkeurige inschatting te maken van de toekomstige personeelsbehoeften noodzakelijk om de beleidsdoelstellingen van de organisatie te realiseren. De kennis van deze startsituatie en het gecreëerde inzicht in de kwantitatieve en kwalitatieve nood aan nieuwe personeelsleden helpt de organisatie om de juiste acties af te bakenen om deze personeelsbehoeften te realiseren.
Een goed ontwikkeld personeelsplan laat het management dus toe :
- Om het juiste aantal medewerkers in te zetten.
- Medewerkers met de juiste competenties in te schakelen.
- Deze medewerkers te laten werken in de juiste functies.
- Nieuwe medewerkers op het juiste moment aan te trekken of interne personeelsverschuivingen op het gepaste ogenblik door te voeren.
- Vooraf aan de uitvoering van het personeelsplan een juiste inschatting van de budgettaire kost te kennen.
Concrete aanpak bij de FOD VVVL
In ons studiemoment van 13 juni ll. bezorgde de directeur van de stafdienst Personeel en Organisatie bij de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL) toelichting over hun concrete aanpak omtrent de personeelsplanning.
De FOD maakte haar eerste personeelsplan in 2003. Een eerste leerervaring zowaar. In 2004 en 2005 kreeg het personeelsplan meer "body" en werd het effectief gebruikt als beleidsinstrument. De opmaak van het personeelsplan 2006 kent een meer pro-actieve aanpak om zo bij de opmaak al in te spelen op de zware goedkeuringsprocedure die telkens volgt.
De opmaak van het personeelsplan vertrek telkens vanuit een strak budgettair "carcan". De middelen zijn gekend, dikwijls bij beslissing van de federale regering jaarlijks nog verder afgeroomd, soms wel aangevuld met extra middelen voor nieuwe projecten van de bevoegde minister(s). De kunst daarbij is om de personeelsplanning (personeelsplan) af te stemmen op de begrotingscyclus. Het personeelsplan biedt het grote voordeel dat men de ‘gaten’, met name de werkelijke personeelsbehoeften (en de daaraan verbonden financiële noden), beter tot uiting kan brengen. Zo wordt het plan een slagvaardig wapen om de verantwoordelijke minister(s) te overtuigen om de personeelsenveloppe van de instelling te laten groeien.
Verder wordt het personeelsplan als echte managementtool gehanteerd binnen de eigen organisatie. Ieder directoraat-generaal (DG) van de FOD werkt met een "virtuele enveloppe". Een percentage van de personeelsenveloppe wordt toegewezen aan een DG. Elk DG staat in voor de opvolging en de uitvoering van zijn eigen deel van het personeelsplan. Het directiecomité zorgt voor de algehele bewaking van deze responsabilisering van het hoger management en het lijnmanagement.
De FOD VVVL vindt werken met een personeelsplan een stap vooruit tegenover vroeger. Er is nu een beter zicht op personeelsbehoeften en de invulling van deze noden loopt meer gepland. Er is daarbij een maximale responsabilisering van het management wat leidt tot betere afstemming van de werkelijke personeelsbehoeften op de eigen beleidsdoelstellingen van iedere entiteit van de organisatie. Wel vergt de ontwikkeling van een personeelsplan veel tijd en een vraagt ze een inzet van de ganse organisatie. Het allergrootste nadeel betreft echter het ellenlange goedkeuringsproces dat moet worden afgewerkt : zowel van de inspecteur van financiën, als van de bevoegde minister(s), van de minister van ambtenarenzaken en de minister van begroting is een akkoord over het personeelsplan nodig. En dit duurt wel wat te lang (tot driekwart jaar) en bemoeilijkt (remt af) de concretisering van het plan.
Een pro-actieve syndicale aanpak
Het personeelsplan is een instrument met een grote "souplesse". Iedere wijziging van de beleidsdoelstelling, iedere nieuwe organisatieontwikkeling, iedere uitstroom van personeelsleden enz. geeft aanleiding tot een aanpassing van het personeelsplan. Een goed geoliede organisatie zal er dan ook voor zorgen dat er jaarlijks een nieuw personeelsplan wordt opgemaakt.
Een personeelsplan vertrekt steeds van een detailleerde begininventaris van de statutaire en contractuele medewerkers ("as is"), het plan geeft telkens nauwkeurig aan welke nieuwe personeelsbehoeften opduiken, stelt op welke wijze de invulling van deze behoeften gebeurt (actieplan voor bevordering en actieplan voor werving) en formuleert haar einddoelstelling ("to be"). Met een personeelsplan op deze leest geschoeid biedt dit ons als ACV-Openbare Diensten een klare kijk op de toekomstige personeelssituatie van de instelling waar we syndicaal actief zijn.
Maak van deze geboden ruimte maximaal syndicaal gebruik. Zorg dat het personeelsplan zo gedetailleerd mogelijk is. Laat je de beleidsdoelstellingen van het management toelichten (liefst in een leesbaar document). Zorg dat je bij de concretisering van het personeelsplan de nodige feedback krijgt over de graad en wijze van uitvoering.
En het allerbelangrijkste: wees pro-actief ! Zorg ervoor dat de belangen van onze leden en personeel een weerspiegeling vinden in het personeelsplan. We denken daarbij aan voldoende personeel, ruime bevorderingskansen voor de personeelsleden, creatie van statutaire kansen voor de contractuele collega’s, correcte selectieprocedures…
